Teams einführen -  Diese 3 Fehler sollten Sie vermeiden

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Microsoft Teams richtig einführen – Best Practice für mehr Akzeptanz und Nutzung

12.08.2022 10:23 AM

Sie haben Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen eingeführt oder denken über eine Einführung nach? Erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag, wie es mit einem nutzerzentrierten Ansatz gelingt, das volle Potenzial von Teams als Digital Hub zu entwickeln.

3 typische Fehler bei der Einführung

Der Siegeszug von Microsoft Teams begann schleichend, aber mit der Corona-Pandemie hat sich die Plattform in immer mehr Unternehmen zum Standard für produktive Zusammenarbeit entwickelt. Remote Arbeit und hybrides Arbeiten ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Viele Anwender verwenden die Software ausschließlich für Chats und Videokonferenzen, um sich schnell mit Kollegen auszutauschen. Dabei kann MS Teams wesentlich mehr, doch das Potenzial bleibt häufig ungenutzt. Warum?

icon_prisma-three_09_svg_Keine Schulungen für Anfänger und Fortgeschrittene

Viele Unternehmen führen Teams ein unter der Annahme: „Die Software ist so intuitiv, die Leute werden schon wissen, wie man sie nutzt“. Das ist leider oft mit ein Grund, warum Teams nicht richtig genutzt wird. Es ist richtig, die Basisfunktionen sind in der Regel selbsterklärend, allerdings ist in der Realität oft nicht das „Wie“, sondern vielmehr das „Was“ das die User vor Herausforderungen stellt. Wenn Nutzer andere Software gewohnt sind, bisher vielleicht noch kein Collaboration-Tool, sondern nur ein Kommunikations-Tool genutzt wurde, dann ist es eben nicht ganz so intuitiv wie man annehmen könnte. Daher ist es empfehlenswert, den verschiedenen Anwendergruppen konkrete Nutzungsszenarien aufzuzeigen. Dies können zum Beispiel realitätsnahe, praxisorientierte Beispiele und Tipps sein, die den Anwendern ihren Arbeitsalltag erleichtern. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die hohe Anzahl an Kanälen und Benachrichtigungen schnell zur Be- statt zur Entlastung werden. Hinzu kommt, dass viele Teams-Funktionen nicht offensichtlich sind, zum Beispiel die Integration von Projektplanung und Whiteboards. Schulungen bringen alle Mitarbeiter auf den gleichen Wissensstand und sorgen für maximale Effizienzgewinne.

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icon_prisma-three_02_svg_ Keine Beteiligung des Management-Teams

Wenn Unternehmen ihre wesentliche Kommunikation zu Microsoft Teams umziehen möchten, sollte auch die Geschäftsführung das Tool nutzen. Gerade für unternehmensweite Mitteilungen bietet sich Teams als Plattform an. Selbst weiter auf E-Mail-Verteiler und Intranet zu setzen, aber von den Mitarbeitern zu erwarten, dass sie liebgewonnene Kommunikationsgewohnheiten über Bord werfen? Das passt nicht zusammen. Stattdessen erhöht es die Akzeptanz von Teams enorm, wenn Führungskräfte sich aktiv auf der Plattform zeigen und sich für die Weiterentwicklung im Unternehmen stark machen.

icon_prisma-three_03_svg_Keine Integration der Fachbereiche in das Projektteam

Nehmen wir an, der Entschluss steht: Sie möchten MS Teams einführen. Viele Unternehmen starten dann in der IT mit einem Proof of Concept. „Wenn es hier funktioniert, rollen wir es in den Fachbereichen aus.“ Microsoft Teams Lizenzen werden erworben, die technische Implementierung und Customizing vorgenommen und IT-Mitarbeiter testen mögliche Einsatzszenarien. Mit diesem Vorgehen landen Führungskräfte jedoch in einer Sackgasse. Denn Fachbereichsanwender haben ein anderes Vorwissen und andere Bedürfnisse als IT-Mitarbeiter. Wenn sie von Beginn an Teil des Projektteams sind, können sie als Vertreter der Business-Anwender agieren. Technische Themen wie Sicherheit und Datenschutz in Microsoft Teams sind wichtig, müssen jedoch mit den Interessen der Anwenderbasis in Einklang gebracht werden. Dann können Unternehmen mit einer hohen Akzeptanz und Nutzung von Microsoft Teams rechnen.

 

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Microsoft Teams einführen: Der Digital Hub braucht eine Governance

Microsoft Teams entfaltet seinen maximalen Wert, wenn Unternehmen die Plattform als Grundstock für den digital Workplace etablieren, mit dem Einzelne und Teams ihre Aufgaben organisieren und ihre Zusammenarbeit verbessern.

Teams Chats, Videoanrufe und Teams-Telefonie sind wichtige Funktionen des Digital Hubs. MS Teams einführen heißt aber vor allem, kontextbezogene Zusammenarbeit zu ermöglichen. Dieser Aspekt wird oft unterschätzt: Die Zusammenarbeit und die Arbeitsabläufe verändern sich durch den Einsatz von Microsoft Teams merklich! So werden beispielsweise Dokumente und Dateien nicht länger redundant abgelegt, sondern zentral in der Cloud gespeichert. Nutzer können sich damit sicher sein, in Teams jederzeit und von überall den aktuellen Stand der Information einsehen und bearbeiten zu können.

Microsoft Teams kann zu einem integralen Teil der Geschäftsprozesse werden. Um Wildwuchs in der Nutzung von Anfang an zu vermeiden und die Effizienz der Prozesse langfristig sicherzustellen, ist eine klare Governance für Microsoft Teams unerlässlich. Sie sollte sowohl technische als auch prozessuale Vorgaben umfassen. Für Nutzer sind diese Regelungen wichtig, damit sie Sicherheit im Umgang mit der neuen Plattform gewinnen. Für Unternehmen ist eine Governance notwendig, damit Microsoft Teams die Sicherheit der IT nicht gefährdet.

Wichtig: Governance-Leitlinien sollten an einem zentralen Ort gespeichert werden, über den jeder Mitarbeiter informiert wird. Wenn ich mit wenigen Klicks herausfinde, an wen ich mich bei Problemen mit MS Teams wende, welche Kommunikationswege ich bei welchem Anliegen wähle und wie ich mit Integrationen umgehe, habe ich weniger Berührungsängste. Ich traue mich, neue Funktionen auszuprobieren und es kann eine Haltung spielerischer Neugier entstehen, die es braucht, um das meiste aus der Plattform herauszuholen.

Der Adoption Lifecycle: Sukzessiv onboarden und optimieren

Dass es nur mit individuellem Ausprobieren nicht getan ist, haben wir bereits erwähnt. Wer Microsoft Teams einführen möchte, sollte Zeit für Schulungen einplanen. Allerdings dürfen Unternehmen ihre Mitarbeiter zu Beginn nicht direkt mit Informationen überfordern. Stattdessen gestalten sie die Teams-Einführung im Idealfall als iterativen Prozess. Wir empfehlen folgenden Adoption Lifecycle:

#1_icons_163Strategie & Initialisierung

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über Microsoft 365 for Business und seine Möglichkeiten. Entscheiden Sie dann, welche Mehrwerte für Ihr Unternehmen interessant sind und definieren Sie konkrete Use Cases für Microsoft Teams und Teams Apps. Viele Anwendungen aus Office 365 for Business sind als Teams Apps direkt aus der Kollaborationsplattform nutzbar, sodass sich hier zusätzliche Effizienzvorteile realisieren lassen. Collaboration Tools von Drittanbietern, die womöglich bisher im Einsatz waren, können Unternehmen in der Regel durch Microsoft Teams Apps ersetzen.

#1_icons_144Umsetzung

Schulen Sie die Mitarbeiter zunächst in den Basisfunktionen. Es vereinfacht die Umstellung im Arbeitsalltag enorm, wenn Sie Teams sukzessive einführen und zumindest eine Teams-Schulung für jeden Mitarbeiter verpflichtend ist. Weitere Teams-Schulungen können Sie optional anbieten, um einzelne Aspekte zu vertiefen. Für alle Schulungen bewährt, hat sich das ressourcenschonende Train-the-Trainer-Konzept: Einige wenige Mitarbeiter werden von externen Experten geschult und tragen ihr neues Knowhow dann in die verschiedenen Fachbereiche. Benennen Sie in einzelnen Teams Multiplikatoren, die Spaß daran haben, Expertise in Teams aufzubauen und als erste Ansprechpartner und Bindeglied zur IT agieren.

#1_icons_107Optimierung

Werten Sie regelmäßig die technische Performance von MS Teams aus. Das Gleiche gilt für die prozessualen Verbesserungen, die die Plattform ermöglicht. Um die Ursachen von suboptimalen Resultaten zu beheben, binden Sie Multiplikatoren ein. Welche Microsoft Teams-Anwendungen wünschen sich die Nutzer? Welche Teams-Einstellungen sind noch nicht optimal? Welche Funktionalitäten sollten Sie über Individualentwicklung in Teams einführen? Als persönlicher Microsoft Teams Support für die Kollegen kennen Multiplikatoren die Herausforderungen der Nutzer am besten und können diese in die IT tragen.

#1_icons_145Weiterentwicklung

Microsoft weitet das Funktionsspektrum von Teams kontinuierlich aus. Daher werden auch in Zukunft neue Probleme für Nutzer aufkommen. Machen Sie den Austausch zwischen IT und Fachbereichen so einfach wie möglich. Für den industriellen Bereich bietet sich zum Beispiel ein Floorwalking an. Erfahrene Teams-Nutzer kommen zu festen Zeiten in Produktionshallen und Lagerräume und stehen für Fragen und Anregungen zur Verfügung. Ein anderes Beispiel: virtuelle Q&A Sessions. Sie können einige Wochen nach Schulungen stattfinden und Teilnehmern die Gelegenheit bieten, Probleme anzusprechen, die erst in der Umsetzung des Gelernten aufgetreten sind.

 

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Microsoft VIVA: Selbstverantwortliche Weiterentwicklung fördern

Um Mitarbeitern die Einarbeitung in Microsoft Teams zu vereinfachen, können Unternehmen Inhalte in Microsoft VIVA aufbereiten. Auf der Employee Experience Plattform lassen aber nicht nur Selbstlern-Inhalte zielgruppengerecht aussteuern, sondern auch News veröffentlichen und Mitarbeitern individuelle Insights und Tipps zu Wohlbefinden und Produktivität an die Hand geben. Alle Funktionen sind über die App-Integration direkt aus Teams erreichbar.


FAZIT: Microsoft Teams erfolgreich einführen: eine Frage von Mindset und Methoden

Kaum eine Anwendung hat die digitale Transformation von Unternehmen stärker geprägt als Microsoft Teams. Auf den ersten Blick ist es ein intuitives Chat Tool, doch es kann als Collaboration Hub die Art und Weise, wie Mitarbeiter zusammenarbeiten, grundlegend verändern. In Echtzeit ortsunabhängig Ideen austauschen, Projekte vorantreiben und Absprachen treffen – das ist mit Microsoft Teams und Microsoft Teams Anwendungen so einfach wie nie zuvor.

Teams einzuführen und auf das Beste zu hoffen, reicht allerdings nicht. Voraussetzung für den Erfolg, ist eine hohe Mitarbeiterakzeptanz. Statt mit Verpflichtungen und Regelwerken zu arbeiten, sollten sich Unternehmen darauf fokussieren, die Vorteile und Chancen der neuen digitalen Arbeitsweise zu kommunizieren und ihren Mitarbeitern so einfach wie möglich zu machen – durch modulare Schulungen und einfache Dokumentationen.

Wenn Unternehmen Strukturen und Formate schaffen, um kontinuierlich im Austausch mit den Fachbereichsanwendern zu bleiben und die Plattform technisch und inhaltlich weiterzuentwickeln, werden sie sich um eine intensive Nutzung keine Sorgen machen müssen. Anwender werden Teams schnell als Effizienzhelfer lieben lernen und Kollegen sich gegenseitig für neue Funktionen und Integrationen begeistern.

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