Mit Microsoft Teams Apps mehr erreichen

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Mit Microsoft Teams Apps mehr erreichen

Welche Apps in Teams sind unverzichtbar, sorgen für eine bessere Zusammenarbeit und vereinfachen Ihren Arbeitsalltag? Wir geben einen Überblick, welche Teams Apps Ihnen dabei helfen mehr zu erreichen. Unsere Favoriten sind echte Praxisempfehlungen aus einer Vielzahl an Kundenprojekten.

31.08.2022 9:39 AM

Sie sind die Superkraft in Microsoft Teams: Apps. Mit den richtigen Integrationen können Nutzer immer mehr Aufgaben direkt aus der Plattform heraus erledigen und noch einfacher mit Kollegen und Kolleginnen zusammenarbeiten. Das spart nicht nur Nerven, sondern auch Zeit – denn Beschäftigte verlieren bis zu 120 Stunden im Jahr, weil sie zwischen verschiedenen Anwendungen manuell wechseln müssen! Wir stellen Ihnen unsere praxiserprobten Favoriten für mehr Produktivität im Office vor.

Planner/ Tasks / To-do

Die „Must-Have“ App für Projektorganisation und Aufgabenerstellung. Mit Microsoft Planner lassen sich (agile) Projekte auf Kanban Boards organisieren. Anders als Drittanbieter-Apps fügt sich das Collaboration-Tool nahtlos in die Microsoft 365-Landschaft ein. So können Sie direkt in der Teams App neue Aufgaben erstellen, entsprechenden Kanälen und Mitarbeitern zuordnen und den aktuellen Stand eines Projektes einsehen. Dank der Microsoft To-do App, haben Nutzer einen ganzheitlichen Überblick über ihre individuellen und zugeteilten Aufgaben und können hier mit dem Feature „mein Tag“ ihren Tag individuell und übersichtlich mit Aufgaben organisieren.

Geheimtipp: Auch E-Mails aus Outlook können direkt als Aufgabe gekennzeichnet werden und erscheinen in der To-do App!

Microsoft PlannerQuelle: Microsoft

Bookings

Statt mit Outlook-Freigaben oder E-Mail-Pingpong zu arbeiten, können Mitarbeiter über die Teams App Bookings Kalender für bestimmte Services erstellen. Das Planungstool Microsoft Bookings ermöglicht es, zeitsparend Ihren Kalender zu organisieren, die Verfügbarkeit für Mitarbeiter/innen in Echtzeit anzuzeigen und auch auf externe (Kunden-) Termine zu reagieren. Unternehmen können die Kalender in thematisch passende Microsoft-Teams-Kanäle integrieren, sodass Mitarbeiter den Self-Service jederzeit und von überall buchen können.

Microsoft Bookings

Quelle: Microsoft

Genehmigungen

Sie gehört zu den neueren Microsoft-Teams-Anwendungen: Die Genehmigungen-App bietet eine einfache Möglichkeit, um Compliance sicherzustellen und Verantwortlichkeiten und Workflows in Teams zu überwachen. Nutzer können Genehmigungsanfragen ohne Umwege über die Teams App beim Genehmiger anfragen. Die App ermöglicht es, Geschäftsprozesse schlanker und agiler zu gestalten. Anwendungsbeispiele sind die Planungen von Feiern, Urlaubsabstimmungen und Budgetgenehmigungen für einzelne Abteilungen - alles zentral an einem Ort.

Praktisch: Adobe Sign und DocuSign lassen sich hier direkt verknüpfen.

Mit Microsoft Teams Apps mehr erreichen

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OneNote

Ein Klassiker im Microsoft-Universum: OneNote. Es dient als digitales Notizbuch, in dem Nutzer Wissen übersichtlich in Büchern und Abschnitten strukturieren und zentral speichern können. Teammitglieder müssen sich nicht mehr durch wachsende Dateipfade klicken, Kollegen sich nicht mehr Word-Dokumente zumailen. Über die Teams App von OneNote können Notizbücher einzelnen Kanälen zugeordnet werden, sodass für Projekte und Abteilungen relevante Inhalte schnell erreichbar sind und alle Berechtigten auf die neueste Version der Informationen zugreifen – und diese auch bearbeiten können.

Bots (Beispiel: Allfi)

Bei manchen Fragen wissen Mitarbeiter nicht, wo sie nach der Antwort suchen sollen. Statt Kollegen um Hilfe zu bitten, können Chatbots die schnellere Alternative sein. All for One hat mit Allfi einen Chatbot als Teams App entwickelt, der unsere Mitarbeiter/innen bei vielen alltäglichen Fragen unterstützt: Er liefert passende Webinar-Aufzeichnungen, Tipps & Tricks für den Arbeitsalltag, beantwortet organisatorische Fragen und verweist auf passende SharePoint Seiten. Er kann Nachrichten empfangen und senden, sie in einem Teams-Kanal posten und Antworten wiedergeben.

Unternehmens-Chat-Bot

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Video Apps (Stream und YouTube)

Gerade in Zeiten des hybriden Arbeitens bekommen Videos und Live-Streaming eine immer wichtigere Rolle für die Informationsvermittlung. Mit Microsoft Stream können Sie Videos live oder on demand streamen und für einen späteren Zeitpunkt bereitstellen. Ob für ein kleines Team oder für alle Angestellten, mit der Teams Integration sind die Videos ohne Installation einer weiteren Anwendung von überall zugänglich.

Auch die Integration der YouTube App in Teams kann für die Mitarbeiter einen Mehrwert sein. Hier haben Sie die Möglichkeit direkt auf ausgewählte Inhalte (wie zum Beispiel Schulungen und Tutorials oder auch als Infoquelle zu bestimmten Themen) zu verweisen.

Microsoft Stream

Quelle: Microsoft

Karma

Gamification funktioniert und Lob hört jeder Mitarbeiter gerne. Karma bringt beides zusammen. Die Anwendung ist ein Geheimtipp unter den Teams Apps. Mitarbeiter können sich mit Reaktionen für wertvolle Beiträge gegenseitig loben und Punkte verteilen. Auf dem Dashboard der Karma App werden Nutzern dann Rankings und Mitarbeiterprofile angezeigt. Mit diesem Überblick lassen sich die eigenen Stärken und die der Kollegen erkennen. Um gesunde Gewohnheiten zu fördern, können Teams außerdem Challenges organisieren und Führungskräfte Karma-Punkte mit monetären oder anderen Benefits verknüpfen.

Wiki

Sie möchten Informationen mit einem Team teilen, aber ein Notizbuch in OneNote ist dafür überdimensioniert? Microsoft Wiki gehört zu den Standard Teams Apps. Neben den Reitern für Posts und Dateien findet sich der Wiki-Reiter. Eine perfekte Lösung, um Kanalregeln oder zeitlose Informationen mit Kollegen zu teilen.

VIVA Insights

VIVA Insights unterstützt nicht nur die Produktivität, sondern auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Über die Integration in Teams gelangen Nutzer schnell zum Insights Dashboard. Dort warten personalisierte Tipps für mehr Fokus und weniger Stress und hilfreiche Funktionen wie Meditationen, Atemübungen oder Reflexionsfragen. Eine App Empfehlung die nicht nur für mehr Produktivität sorgt, sondern das Wohlbefinden im Fokus hat.

Microsoft Insights

Quelle: Microsoft

Lists

Sie dürfen bei Thema Produktivität nicht fehlen: Listen. Wer Aufgaben im Team mit gemeinsamen Listen organisieren möchte, kann das mit der Teams App von Microsoft Lists. Nicht nur Aufgaben, auch Themenideen, Ressourcen und Ergebnisse lassen sich in den Listen sinnvoll sammeln. Außerdem können Teams-Nutzer mit Zugriff auf die Listen Kommentare an Items hinterlassen, Erinnerungen einrichten und gerade in Kombination mit Power Automate sind Lists ein nicht zu unterschätzender Prozessbeschleuniger.

Microsoft Listen

Quelle: Microsoft

Polly

Umfragen, Abstimmungen, Feedback einfach gemacht. Die Microsoft Teams App Polly erfreut sich großer Beliebtheit, da sie es jedem ermöglicht, sich unkompliziert mit Kollegen/innen auszutauschen, Feedback einzuholen und sofort datengestützte Entscheidungen in Microsoft Teams zu treffen. Polly lässt sich in Teams integrieren, sodass die Hürde zum Abstimmen minimal ist. Bei Videokonferenzen über Teams können Sie sogar Live-Umfragen durchführen und so schnell Feedback einholen. Ein weiterer Vorteil des Tools: Polly ist DSGVO-konform, nutzt 356-Bit-Verschlüsselung und ist zertifiziert nach SOC II Typ2.

Teams Assistance App

Mit der Assistance App von All for One sorgen Sie für eine lückenlose Stellvertreter-Benachrichtigungen. Aktuell stehen viele Mitarbeiter/innen vor folgendem Problem: Die Stellverteter-Benachrichtigungen über Telefon und E-Mail sind geregelt. Da allerdings in vielen Unternehmen mittlerweile der Haupt-Kommunikationskanal Microsoft Teams ist, gehen viele Informationen während einer Abwesenheit verloren. Diese Lücke schließt die Teams Assistance App. Sie ermöglicht den Mitarbeiter/innen eine Stellvertreterregelung in Teams festzulegen, sodass Erwähnungen in Teams nicht ins Leere laufen. Dabei lassen sich der Zugriff auf Kanäle und die Berechtigungen detailliert steuern.

Teams Assistance App_1

Haben Sie Interesse an der Teams Assistance App? Dann sollten wir uns unterhalten!

Fazit: Clevere Lösungen für (fast) alle Fälle

Microsoft Teams hat der digitalen Transformation in vielen Unternehmen einen kräftigen Schub nach vorne gegeben. Hybrides Arbeiten wird nicht länger als Produktivitätshemmnis betrachtet. Stattdessen sorgt das digitale Zusammenarbeiten in einer zentralen Plattform für Produktivitätssteigerungen, in Präsenz-, Hybrid- oder Remote-Teams. Mit den richtigen Teams Apps können Sie die Effizienz Ihrer Prozesse noch weiter verbessern und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter unterstützen.

Info: Wir haben die besten Teams-Tipps für mehr Produktivität für Sie zusammengestellt >.

Die von uns vorgestellten Microsoft-Teams-Anwendungen haben sich in unserem Arbeitsalltag als besonders hilfreich erwiesen, aber sie sind nur ein Bruchteil der verfügbaren Integrationen und laufend erscheinen neue Apps. Es lohnt sich also, dem Microsoft Store regelmäßig einen Besuch abzustatten. 

Zugegeben, noch gibt es nicht für alle Use Cases die passende Teams App. In diesen Fällen löst Individualentwicklung das Problem. Wenn Sie also nicht fündig werden, entwickeln wir Ihnen gerne Ihren perfekten Produktivitätshelfer für Teams und darüber hinaus. 


Sie haben Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen eingeführt oder denken über eine Einführung nach? Erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag, wie es mit einem nutzerzentrierten Ansatz gelingt, das volle Potenzial von Teams als Digital Hub zu entwickeln.

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