Silos überwinden Microsoft und SAP: Plattform verknüpft Daten!

Passt folgende Arbeitssituation zu Ihnen? "Ich finde Microsoft Teams super. Es ist inzwischen zu meinem zentralen Hub geworden, wie bei vielen anderen Büroarbeitenden auch. Von der Kommunikation über die Organisation von Projekten bis hin zur Dateiablage: Ich habe alles an einem Platz. Ganz zu schweigen von einem schönen Nebeneffekt: Mein E-Mail-Aufkommen ist durch die Collaborations-Tools geringer geworden.

Viele Büroarbeitende verbringen aber nicht nur mit Microsoft-Produkten viel Zeit, sondern auch mit SAP. Das SAP-System, das ich am meisten nutze, ist unser CRM. Bislang konnte ich aus dem CRM heraus nicht direkt telefonieren. (Telefonie funktionierte bei uns zunächst über Skype, inzwischen über Teams.) Ich konnte Aufgaben aus dem CRM nicht in Outlook oder Tasks übernehmen. Geschweige denn auf zugehörige Dokumente im SharePoint zugreifen.

Ziemlich nervig, dafür zwischen den Applikationen hin- und herwechseln und Infos und Dokumente oder Geschäftsobjekte immer im „richtigen Silo“ suchen zu müssen. Aber nun werden endlich auch bei uns zahlreiche Integrationen zwischen SAP und Microsoft eingeführt. Warum ich darauf länger warten musste als unsere Kunden, bei denen wir solche Integrationen schon lange umgesetzt haben, weiß ich nicht. Der Schuster hat halt die schlechtesten Schuhe…. Sei’s drum."

Beispiel: Microsoft Teams und SAP S/4HANA

Die Integration von Teams-Telefonie in SAP CRM-Software ist nur ein Beispiel dafür, welche Vorteile die Verbindung von Microsoft Teams und SAP bietet. Schauen wir auf SAP ERP oder SAP S/4HANA, gibt es viele weitere Vorteile, wenn beide Welten miteinander verbunden sind. Das sind häufige Anforderungen unserer Kunden:

• Langes Suchen vermeiden: Ein smarter Assistent soll alle zugehörigen Dokumente, Mails usw. zum direkten Öffnen anzeigen, egal in welchem System sie liegen.
  
  
• Alle Informationen zu einem Geschäftsobjekt oder Prozess sollen in beiden Systemen verfügbar sein: Zugriff auf verwandte Microsoft-Elemente (zum Beispiel Mails, Termine, Aufgaben) in SAP bzw. verwandte SAP-Geschäftsobjekte ( Vertriebsbelege, Geschäftspartner) in Teams.
  
  
• Kommunikations-Features aus Teams (zum Beispiel Telefonie oder Chat) sollen direkt in SAP verfügbar sein.
  
  
• Dateien und Dokumente sollen revisionssicher auf Share Point abgelegt werden können.
  
  
• Dateien und Dokumente sollen einfach zwischen SAP und Teams hin- und hergeschoben werden können (optimalerweise per Drag & Drop).

Insgesamt geht es darum, Prozesse, Workflows und Arbeitsabläufe zu ermöglichen, ohne dass Systemgrenzen dazwischen stehen. Denn: Jeder dritte Arbeitnehmer bemängelt, dass IT-Lösungen nicht in bestehende Arbeitsprozesse integriert sind und Doppelarbeit entsteht.

Empfehlung

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Beispiel: Vom Programm-Management in SAP EPPM bis zum Todo in Microsoft Tasks

ERP-basierte Tools im Bereich Enterprise Portfolio & Project Management (EPPM) bieten SAP-integrierte Cockpits, um Programme und Projekte zentral zu steuern (zum Beispiel in Marketing, Produktentwicklung, F&E). Erweitert man SAP EPPM um die schlankeren Projekt- und Task-Tools sowie um Kommunikations- und Collaboration-Features von Microsoft, kann das die persönliche Organisation jedes Projektmitglieds und die Projektkommunikation vereinfachen:

• Mehr als Dokumentenmanagement: Mobiles Hochladen und Zusammenarbeit aller Projektmitglieder durch Integration etwa von SharePoint in EPPM
  
  
• Eine moderne Kommunikations-Plattform für Ihr Projekt: Projektbezogene Chats in Microsoft Teams; Aggregation von projektbezogenen E-Mails; kontextbezogenen Zugriff auf Dokumente aus dem Projekt
  
  
• Eine zentrale gemeinsame Taskverwaltung: Zusammenarbeit und Projekt-Feinabstimmung in Microsoft Planner, zugänglich für das gesamte Team über SAP EPPM. Über Microsoft Tasks kann dann jeder Projektmitarbeiter seine Projektaufgaben für sich persönlich strukturieren und mit anderen To Dos organisieren ohne sich in SAP EPPM anmelden zu müssen.

Beispiel: SAP CRM (SAP Sales Cloud oder SAP Service Cloud) und SharePoint – Dateiablage vereinfachen

Gerade komplexe Dateiablagesysteme ohne zentralen Zugriffspunkt verlangsamen interne Prozesse und sorgen für unnötige Aufwände, die Zeit und bares Geld kosten. Mit Productivity X lässt sich ein Single Point of Access auf alle Daten und Dokumente und Objekte in beiden Systemen (SharePoint und SAP Sales Cloud bzw. SAP Service Cloud) realisieren. Dadurch können Ihre Mitarbeiter Dokumente schneller finden, effizienter bearbeiten und unkompliziert ablegen. Unternehmen profitieren durch:

• Effizientere Geschäftsprozesse durch einen zentralen Zugriffspunkt
• Ablage von Dokumenten in SharePoint
• Einheitliche Dokumentenverwaltung über SAP CRM und SAP S/4HANA hinweg
• Einfache Anlage von Standardordnern
• Schneller Zugriff auf Ihre Dokumente über die Suchfunktion in Ihrem CRM (SAP Sales & Service Cloud)
• Zugriff auf Vertriebsdokumente auch von Usern, die nicht in Ihrem CRM gespeichert sind.
• Anzeige aller benötigten Informationen im SAP-Kontext
  
  

Übersichtliche Ordnerstrukturen und bessere Kollaboration: Anwender greifen in SharePoint (links) und im SAP CRM (rechts) auf dieselben Dateien zu; sie stehen in beiden Systemen zeitgleich zur Verfügung.

Übrigens: Das E3-Magazin hat einen Beitrag unseres Experten Achim Beckmann darüber veröffentlicht, wie die Integration von SharePoint und anderen Microsoft-Tools in die SAP Sales Cloud nicht nur im Unternehmen selbst hilft – sondern auch die Kundenbeziehung verbessert: 

Empfehlung

Video Productivity X: Die Software, die Ihre Arbeits-Aufwendungen verknüpft!

Erfahren Sie im Video, wie Sie mit der Software Productivity X produktiver arbeiten. Die Software verknüpft Daten und Informationen aus verschiedenen Quellen: Egal ob aus SAP, Microsoft oder vielen anderen Anwendungen.

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SAP UND MICROSOFT INTEGRIEREN – DIE VORTEILE

Hier nochmals zusammengefasst, welche Vorteile die Integration von SAP und Microsoft-Applikationen bringen kann:

• Höhere Produktivität im Unternehmen durch durchgängige Geschäftsprozesse, kein Wechsel zwischen den Applikationen notwendig
• Keine Daten- und Informationssilos mehr. Dokumente, Informationen und Geschäftsobjekte sind auch für Nicht-SAP-Nutzer verfügbar. Umgekehrt können Kolleginnen und Kollegen, die hauptsächlich mit SAP arbeiten, auch auf Microsoft-Dokumente zugreifen.
• Moderne Collaboration-Tools in SAP direkt verfügbar; Arbeit mit denselben Oberflächen in beiden Systemen; Suche und Kontext über beide Systeme hinweg. Dadurch nicht zuletzt Steigerung der Nutzerfreundlichkeit und der Mitarbeiterzufriedenheit
• Basis für Prozess-Exzellenz und smarte Automatisierung
• Aus IT-Sicht: Der Nutzen der Applikationen beider Welten und damit der ROI wird erhöht; hinzu können Kostenersparnisse kommen, etwa durch die Einsparung von SAP-Lizenzen für „Nur-Lesen-Zugriffe“.

Die TECHNOLOGIE DAHINTER: PRODUCTIVITY X

Productivity X heißt unsere Technologie-Plattform, mit der die Integration von SAP und Microsoft möglich ist. Technisch gesprochen handelt es sich dabei um einen Cloud-basierten Service, der Objekte und Funktionen aus SAP und Microsoft (auf Wunsch auch anderen Anwendungen) integriert. Als selbstlernendes System stellt es automatisch Verbindungen zwischen E-Mails, Terminen, Dokumenten und Geschäftsobjekten auf der Grundlage Ihrer Aktionen und Vorlieben her. Weitere Funktionen:

• Integration von M365-Daten in das SAP Fiori Launchpad
• Verknüpfung von Applikations-Objekten
• Insbesondere können alle SAP-Objekte mit MS-Objekten verknüpft werden
• Informationen selbst verbleiben im Quellsystem
• Der Kontext wird mit Hilfe integrierter Dienste abgeleitet
• Innerhalb Ihrer Microsoft-Arbeitswelt kann der Geschäftskontext direkt hergestellt und mit SAP-Informationen angereichert werden

Sie möchten die Produktivität Ihrer eigenen Organisation im SAP- und Microsoft-Umfeld steigern? Kontaktieren Sie uns: px@all-for-one.com