IT-Kosten mit Managed Services senken

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IT-Kosten mit Managed Services reduzieren - der Unterschied zu Outsourcing

23.06.2021 17:21 PM

Die Anforderungen an IT-Abteilungen steigen stetig weiter. Die Digitalisierung erfordert Aufmerksamkeit und immer neue Projekte an allen Fronten: bei der Infrastruktur, der Anwendungsentwicklung und den zugrunde liegenden Methoden. Zudem ist die IT bei jedem neuen Projekt rund um neue, digitale Tools und Geschäftsmodelle und der jeweiligen Compliance mit involviert.

Die Geschäftsleitung wie auch Fachabteilungen haben hohe Erwartungen an die IT. Sie soll einerseits zuverlässige Systeme bereitstellen und zugleich Innovationsarbeit leisten, mit neuen Anforderungen Schritt halten und dabei dennoch strenge Budgetgrenzen einhalten.
In anderen Worten: auch die IT-Abteilung selbst soll skalierbar und agil werden. Das kann in der Praxis zu einer Belastung für IT-Verantwortliche werden. Sie wollen die Organisation bei Innovationsprojekten unterstützen, die bestehenden Systeme warten, zugleich jedoch den Blick auf die gesamte IT-Landschaft und deren Compliance und Sicherheit nicht verlieren. Diese Belastung macht ausgerechnet die Bandbreite der IT zum potenziellen Nadelöhr der Digitalisierung. Um diesen Spagat zu schaffen, benötigen Unternehmen eine Strategie, die es der IT erlaubt, an den immer neuen Anforderungen zu wachsen, ohne zu große Risiken einzugehen oder in Abhängigkeit von bestimmten Anbietern zu geraten.

Warum Unternehmen sich Unterstützung holen

Unternehmen suchen deshalb nach Möglichkeiten, den internen Personalaufwand nicht mit jeder neuen Anforderung zu erhöhen und dennoch handlungsfähig zu bleiben und sich für die Zukunft aufzustellen. Kosten und Kostentransparenz sind weitere wichtige Gründe, warum Unternehmen auf Managed Service Provider (MSPs) zurückgreifen. In der Studie „Managed Services 2020“ der Computerwoche nennen 38 Prozent der befragten Unternehmen diese bessere Kostentransparenz als einen Grund, mit MSPs zusammenzuarbeiten, 32 Prozent nennen hier allgemein „geringere Kosten“. Doch Kosten sind nicht der einzige wichtige Faktor:

Generell sagen 36 Prozent der Befragten, dass Managed Service Provider ihnen dabei helfen, „Projekte schneller umzusetzen“, 29 Prozent nennen „höhere Innovationskraft“ als Grund der Zusammenarbeit.

Ein Teil der Motivation für die MSP-Zusammenarbeit ist reiner Pragmatismus. Denn im Bereich Cloud sagen beispielweise nur 16 Prozent der Unternehmen, intern bereits „große Expertise“ aufgebaut zu haben. Mit externer Unterstützung können Unternehmen diese Lücke schließen und die interne IT mit strategischen Fragen statt mit konkretem Betrieb von Services beschäftigen.

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Managed Services sind kein Outsourcing

Managed Services sind kein Ersatz für die interne IT-Abteilung. Sie sind stattdessen eine Entlastung. Analog dazu, wie sich Facility Management und ein Buchhaltungsdienstleister um repetitive, grundlegende Aufgaben kümmern, reduzieren Managed Services einerseits den Aufwand für Wartung und Betrieb von IT-Systemen. Zusätzlich kümmern sich Managed Services um die Weiterentwicklung der Systeme, Anwendungen und Prozesse, so existieren Managed Services auf unterschiedlichen Ebenen.

Dies beginnt bei der Orchestrierung und dem Management kompletter Infrastrukturen in der Cloud oder on Premise. Geht weiter über den Betrieb, Management und Support von Applikationen wie SAP oder Microsoft 365 und komplettiert sich in der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Prozesslandschaft und des Applikations-Portfolios.

Beim klassischen Outsourcing werden vollständige Funktionseinheiten, Abteilungen und Jobrollen extern erfüllt. Beispielsweise der Helpdesk. In zahlreichen Unternehmen werden ganze IT-Abteilungen per Outsourcing extern betrieben.

Managed Services sind dagegen im Vergleich deutlich spezifischer. Hier geht es um abgegrenzte Teilbereiche, um einzelne Aufgaben und standardisierte Prozesse. Zugleich behält das Unternehmen die volle Kontrolle über die IT. Eine ausgelagerte Abteilung untersteht nicht direkt internen Ansprechpartnern. Ein Managed Service Provider arbeitet dagegen direkt mit der IT zusammen. Während es beim Outsourcing vor allem um Headcounts und Personalstrukturen geht, dreht es sich bei Managed Services um Dienstleistungen oder Infrastruktur. Managed Cloud-Ressourcen zählen beispielsweise zu den häufigsten Managed Services.

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Vorteile von Managed Services

Ähnlich wie Outsourcing helfen Managed Services dabei, die Kostenstruktur schlank und planbar zu halten. Zusätzliche Aufgaben und bestimmte Funktionen können damit extern abgehandelt werden. Hier enden die Gemeinsamkeiten. Im Detail gibt es zahlreiche grundsätzliche Unterschiede. Managed Services sind ideal dafür, um der internen IT mehr Freiraum für strategische Aufgaben und Innovationsprojekte zu schaffen. Die Verantwortung und Systemverständnis verbleiben vollständig im Unternehmen. Managed-Service-Verträge haben eine begrenzte Laufzeit und schaffen nicht die gleiche Abhängigkeit eines externen Anbieters wie Outsourcing.

Benefits von Managed Services gegenüber Outsourcing:

  • Know-how verbleibt im Unternehmen
  • Freie interne Ressourcen für strategische Projekte mit den Fachbereichen
  • Services sind beliebig in alle Richtungen skalierbar
  • Kosten und Investitionen sparen
  • Kontinuierliche Weiterentwicklung von Prozessen durch den Managed Service Provider

Beispiele und Anwendungsfälle – darauf sollten Sie bei Managed Service Anbietern achten

Die Managed Cloud ist der häufigste Anwendungsfall von Managed Services und die häufigste Bezugsform der Cloud in deutschen Unternehmen. Daneben existieren noch viele weitere Dienstleistungen, die als Managed Service üblich sind. Beispielsweise Betrieb und Wartung der SAP-Basis, damit sich die IT auf die Anwendungen konzentrieren kann. Backup-Services und Recovery für Systeme ist häufig ein Managed Service – oder auch Managed Applications wie beispielsweise Microsoft 365.

Wenn Ihr Unternehmen auf der Suche nach externer Unterstützung für den Betrieb von Systemen ist, sollten Sie darauf achten, den richtigen Anbieter zu finden. Hier ist vor allem die Spezialisierung, Zertifizierung und der Service entscheidend. Die Reputation der MSPs und Kundenbefragungen können ebenfalls helfen, die Auswahl einzugrenzen. Das bedeutet konkret: hat der Anbieter die richtigen, qualifizierten Mitarbeiter, die bereits ausgiebige Erfahrung mit den entsprechenden Systemen und mit Ihrer Branche haben? Bei der konkreten Auswahl und der Vertragsgestaltung kommt es darauf an, dass dieser Managed Service Provider die gesuchten Dienstleistungen detailliert per SLA zusichert.

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