Governance für die Microsoft Power Platform

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Governance für die Microsoft Power Platform - Darauf kommt es an

Die Microsoft Power Platform erfolgreich und sicher im Unternehmen integrieren – Vorgehen zur Etablierung einer Governance

02.11.2021 8:57 AM

Prozesse systemübergreifend optimieren, Apps ohne tiefes Entwickler-Knowhow erstellen und Analysen einfach visualisieren – mit der Microsoft Power Platform können Unternehmen ihre Effizienz erheblich verbessern. Damit dies nicht zu Lasten von Datensicherheit, Datenschutz und Wartbarkeit der IT-Strukturen geht, sollten sie allerdings frühzeitig eine IT-Governance etablieren.

Einsatz der Power Platform birgt Risiken für Sicherheit und Effizienz

Mit der Power Platform machen Unternehmen einen großen Schritt in ihrer digitalen Transformation. Mit ihrem Low- und No-Code-Ansatz entlastet die Plattform IT-Abteilungen und versetzt Mitarbeiter der Fachbereiche in die Lage, viele Apps oder Workflows zur Prozessautomation selbst umzusetzen. Statt auf die IT-Abteilung zu warten, können sie so wesentlich produktiver arbeiten.

Die Kehrseite der neu gewonnenen Effizienz: Die Zahl der Mitarbeiter wächst, die sich durch unrechtmäßige Verwendung Zugriff auf sensible Unternehmensdaten über die Power Platform verschaffen könnten. Begrenzt keine Datenrichtlinie die Berechtigungen der Anwender, könnten Mitarbeiter nach einer Kündigung vertrauliche Informationen zum Beispiel über Social Media veröffentlichen oder auf eigene private Cloud-Speicher abziehen.

Ein weiteres Problem bei der Nutzung der Power Platform ohne Governance: die Effizient der IT-Administration sinkt. Mit der steigenden Zahl von Eigenentwicklungen nehmen auch Support-Anfragen aus den Fachbereichen zu. Da die IT-Mitarbeiter nicht in die Erstellung involviert waren, wird es für sie schwierig, sich in dieser Schatten-IT zurechtzufinden. Zudem werden die Kapazitäten der Plattform ohne einheitliche Standards nicht optimal genutzt und Kapazitätsgrenzen schneller als nötig erreicht. Mit negativen Folgen für die Kostenbilanz.

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In 3 Schritten zur erfolgreichen Governance. Ein kontrollierter Start vermeidet nachhaltig den "Wildwuchs" auf der Power Platform. 

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Spezifische Governance reguliert Vor- und Nachteile der Power Platform

Die Power Platform ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Unternehmen viele Prozesse digitalisieren und Arbeitsabläufe optimieren können. Damit der Effizienzgewinn nicht an anderer Stelle durch Nachteile überlagert wird, sollten sie IT-Richtlinien für die Plattform einführen.

Unternehmen müssen Prozesse definieren für die Weiterentwicklung und Betreuung von über die Power Platform erstellte Anwendungen. Sie sollten klare Vorgaben machen, wer in welcher Weise berechtigt ist, überhaupt Entwicklungen vorzunehmen, und zentrale Kontroll- und Steuerungsmechanismen etablieren, um die Einhaltung dieser Standards und Regelwerke sicherzustellen.

Welche Maßnahmen sind ganz konkret sinnvoll? Um diese individuelle Entscheidung kompetent zu treffen, müssen Unternehmen IT-Verantwortliche benennen, die sich in die Spezifika der Technologie einarbeiten, um Chancen und Risiken bewerten zu können.

Zitat_Cathi_Blog-Artikel

 

Wie Sie in 5 Schritten zu Ihrer individuellen IT-Governance gelangen

Trotz aller Individualität können einige grundlegende Empfehlungen gegeben werden, wie Sie als Unternehmen eine sinnvolle Governance für die Power Platform entwickeln.


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STEP 1 // Verantwortliche benennen und Nutzer identifizieren
Legen Sie Projektverantwortlichkeiten fest: Wer soll in der Erarbeitung eines Governance-Konzepts die Führung übernehmen? In der Regel wird das Team aus Mitarbeitern der IT bestehen, die mit den technologischen Möglichkeiten der Plattform vertraut sind. Sie sollten allerdings auch Key User und ihr Feedback in das Projekt einbeziehen, damit die Governance-Regeln praxistauglich sind und von den Nutzern akzeptiert werden.

#1_icons_109STEP 2 // Ist-Zustand definieren und Soll-Zustand klären
Analysieren Sie im Projektteam die Ist-Situation: von wem wird die Plattform aktuell genutzt und wofür wird sie genutzt? Überlegen Sie welche Missstände und Risiken haben Sie veranlasst eine Governance einführen zu wollen? Danach stellen Sie sich die Frage, wie soll die Anwendungs- und Nutzungssituation der Power Platform in Zukunft aussehen? Von wem soll sie genutzt werden und in welchen Bereichen wäre die Anwendung noch sinnvoll?
Machen Sie sich mit den Governance-Möglichkeiten der Power Platform vertraut. Sie bringt bereits out of the box viele Funktionen mit, die Sie nur noch individuell konfigurieren müssen. Hierzu gehören Einschränkungsoptionen für Konnektoren, Sicherheitsrollen für den Zugriff auf den Datenservice Dataverse oder das Anlegen von Umgebungen mit eigenen Compliance-Richtlinien. Analysieren Sie, welche Standard-Funktionen Sie nutzen wollen und wo individuelle Entwicklung notwendig ist.

 

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STEP 3 // Individuelles Governance-Konzept entwickeln
Erst jetzt widmen Sie sich der eigentlichen Konzept-Erstellung. Berücksichtigen Sie hierbei Use Cases für sämtliche Stakeholder von Administratoren bis zu Fachanwendern.
 
Mögliche Themen:
Lizenzierung: Welche Lizenzen sollten welchen Anwendern zur Verfügung stehen? Es gilt die Balance zu finden: Einerseits wollen Sie zur Nutzung ermutigen, anderseits unnötige Lizenzen vermeiden.
• Monitoring: Welche Kontrollprozesse existieren bereits? Welche sollten eingerichtet werden, um die Effektivität der neuen Prozesse und Berechtigungen zu überprüfen?
Application Lifecycle Management: Wie kann die Entwicklung und Weiterentwicklung von Lösungen auf der Power Platform gesteuert werden? Wie wird die Bereitstellung komplexerer Lösungen so reguliert, dass sie einem definierten Prozess folgen?
 
#1_icons_026STEP 4 // Technische und organisatorische Umsetzung realisieren
Nachdem Sie die Anforderungen an Ihre Governance konkretisiert haben, gilt es sie mithilfe der technischen Möglichkeiten von Microsoft Power Platform umzusetzen.
 
Tool-Tipp: Center of Excellence Starterkit
Als Ausgangspunkt für die Umsetzung eines individuellen und erweiterten Governance-Konzepts empfehlen wir das Center of Excellence Starterkit. Das Paket bietet eine Reihe praktischer und vorkonfigurierter Admin Tools. IT-Mitarbeiter können sich unter anderem mithilfe einer App schnell Überblick über Berechtigungen verschaffen, vorkonfigurierte Flows für Genehmigungen nutzen oder die Power Platform von alten und nicht mehr verwendeten Apps reinigen. Das Starterkit wird von der Anwender-Community entwickelt und ist für Unternehmen kostenfrei (ausgenommen sind hier die Administratoren-Lizenzen).
 
#1_icons_145STEP 5 // Training und Weiterentwicklung
Erweitern Sie den Kreis der Entwickler sukzessive, die die Arbeit mit der Power Platform beherrschen. Wenn die IT-Mitarbeiter ihr technologisches und prozessuales Knowhow regelmäßig über Trainings oder Schulungen erweitern, schaffen Sie eine wichtige Voraussetzung für die sichere Nutzung der Plattform.
Davon unabhängig ist es sinnvoll, eine Community aus IT-Verantwortlichen, Power Usern und Anwendergemeinschaft der Power Platform zu bilden. Auf diese Weise kann ein gemeinsames Prozessverständnis erreicht und können Automatisierungsbedarfe erkannt werden. Außerdem erfahren Entwickler frühzeitig von Problemen, die sich über die Einrichtung von Apps oder Prozessautomation lösen lassen.

Fazit: Power Platform als Erfolgskatalysator für New Work

Die Power Platform kann in der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen eine Schlüsselrolle einnehmen. Indem sie vielfältige Prozessautomation ermöglicht, legt sie die Basis für New-Work-Strukturen und schafft optimale Arbeitsbedingungen im digital Workplace.

Was viele Unternehmen allerdings unterschätzen, sind die Folgen unregulierter Nutzung der Power Platform. Sie gefährdet die Sicherheit und Compliance des Unternehmens. Mit einer Governance können Sie diesem „Wildwuchs“ auf der Power Platform wirksam begegnen.

Welche IT-Leitlinien in Ihrem Fall sinnvoll sind und wie Sie Ihre IT-Governance optimal gestalten? In unserem Workshop „Microsoft Power Platform Governance“ unterstützen wir Sie bei der Beantwortung dieser Fragen. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir eine ganzheitliche Strategie für die Einführung, Nutzung und den Betrieb der Plattform im Einklang mit Ihren Datenschutz- und Compliance-Vorgaben.

Dieser Blog-Beitrag wurde redaktionell unterstützt durch unsere New Work Expertin: Catherine Herrmann


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