Microsoft365 - erfolgreich den Digitalen Arbeitsplatz gestalten

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Mit Microsoft 365 erfolgreich den digitalen Arbeitsplatz gestalten

06.11.2020 11:06 AM

Prozesse beschleunigen, Abläufe digitalisieren und Mitarbeiter vernetzen – der Wandel hin zum Digital Workplace steht in Unternehmen aller Größenordnungen ganz oben auf der Agenda: Für 58 Prozent ist er sogar das Top-Thema im derzeitigen Transformationsprozess. Und die Zeit drängt.

Agilität und Flexibilität gehören heute zu den wichtigsten Wettbewerbskriterien und bilden die Grundlage für erfolgreiches Wirtschaften. Unternehmen müssen immer schneller auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren können, verteilte Teams auf Knopfdruck an einen virtuellen Tisch bringen und in permanentem Austausch mit Kollegen und Kunden stehen. Microsoft 365 bietet genau die richtigen Features um, diesen Ansprüchen gerecht zu werden.

Höhere Produktivität, bessere Vernetzung

In deutschen Unternehmen herrscht Aufbruchstimmung: Starre Prozesse und klassische Kommunikationskanäle werden von smarten Alternativen abgelöst. Kollaborative Ansätze, virtuelle Vernetzung und ein geräteunabhängiger Datenzugriff in Echtzeit sollen

  • die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen (48 Prozent)
  • das Wissensmanagement und die Teamarbeit verbessern (38 Prozent)
  • die Kreativität steigern (35 Prozent) und
  • den Kundenkontakt optimieren (34 Prozent).

Doch erst zwei Prozent haben diesen Prozess bisher erfolgreich abgeschlossen. Das Gros der Betriebe – nämlich drei Viertel – befindet sich derzeit mitten in der Planungs- oder Umsetzungsphase.

Worauf es bei der technischen Umsetzung ankommt

Der erste Schritt hin zum modernen Arbeitsplatz ist die Wahl der individuell passenden Software-Lösungen. Unternehmen legen dabei besonderen Wert auf Datenschutz- und Sicherheitsaspekte. Beispielsweise stellt sich die Frage, wie eine revisionssichere E-Mailarchivierung oder Backup-Szenarien gelöst werden sollen. Zudem müssen Produktivität und Kosteneffizienz gesichert sein. Auch hohe Usability und Anwendungsvielfalt zählen zu den wichtigsten Kriterien. In der Praxis setzen daher die meisten Unternehmen auf Microsoft 365:

  • 35 Prozent haben die Microsoft-Anwendung bereits implementiert.
  • 23 Prozent befinden sich gerade in der Realisierungsphase.
  • 25 Prozent wollen die Lösung künftig nutzen.

 

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Cultural Change, Governance & Adoption als Voraussetzung für den Digital Workplace

Neben den technischen Aspekten muss der Weg hin zum Digital Workplace aber auch mit einem organisatorischen und kulturellen Wandel einhergehen. Die neueste IT und die modernsten Anwendungen bringen wenig, wenn die Mitarbeiter die neuen Abläufe nicht nutzen. Hier gilt es zum einen, alle Beteiligten von Anfang an in den Veränderungsprozess zu involvieren und die Mehrwerte von Microsoft 365 zu promoten. Zum anderen müssen die Verantwortlichen mit gutem Beispiel vorangehen – und beispielsweise Unternehmensneuigkeiten nicht mehr per E-Mail versenden, sondern über Microsoft Teams zu verbreiten. So bekommen die Beschäftigten die neuen Maßstäbe der New Work vorgelebt und lernen gleichzeitig die Vorteile der Anwendungen kennen.

Aber auch verbindliche Richtlinien – eine Governance – sind notwendig. Wie werden Dokumente abgelegt? Welche Schutzklassen gelten für Dokumente? Wer darf welche Teams anlegen? Auf welchen Kanälen wird in welchen Fällen kommuniziert? Ohne solche Richtlinien entsteht schnell Chaos, und die Produktivitätsziele werden verfehlt.

Und nicht zuletzt braucht es eines geplanten sog. Adoption Managements: Microsoft 365 bringt in hoher Taktzahl neue Features und neue Apps mit sich. Es ist zu klären: Wer behält hier den Überblick? Wer bewertet Neuerungen? Und wer sorgt dann für eine Einführung, bei der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitgenommen werden? Übrigens: Self-Learning Plattformen für Anwender, wie etwa die des Anbieters Soluzione, sind hier eine große Hilfe.

Mehrwerte von Microsoft 365 und Teams

E-Mails und lokale File-Server führen in Folge der steigenden Datenflut zunehmend zum Dokumentenchaos: Wichtige Informationen gehen verloren oder werden schlichtweg übersehen. Dateien existieren redundant und in unterschiedlichen Versionen. Das macht effizientes Arbeiten fast unmöglich. Microsoft Teams führt, zum Beispiel beim Projektmanagement, alle Wissensbausteine zentral zusammen:

  • Die Korrespondenz ist jederzeit nachvollziehbar.
  • Die Arbeit an Dokumenten erfolgt kollaborativ.
  • Abstimmungen können in Echtzeit vorgenommen werden.
  • Offene To-dos und ihr Realisierungsgrad sind transparent.

Microsoft 365 lässt damit vernetztes Arbeiten Realität werden. Das steigert die Mitarbeiterzufriedenheit, steigert die Leistungsbereitschaft und macht so das gesamte Unternehmen produktiver.

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