Governance für Microsoft Teams

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Den Überblick in Microsoft Teams behalten – mit einer cleveren Governance-strategie

Eine wirkungsvolle Governance sollte so gestaltet sein, dass sie rechtliche Grundlagen bedient und dabei den Nutzer unterstützt, um Fehler und Wildwuchs zu vermeiden.

07.04.2022 9:57 AM

Microsoft Teams ist der zentrale Hub für die Zusammenarbeit und hat bedingt durch die Corona-Pandemie seit 2020 einen enormen Aufschwung erlebt. Viele Unternehmen haben Teams „Hals über Kopf“ eingeführt, um sich den Herausforderungen der Pandemie mit Remote- und Hybrid-Arbeit zu stellen. Das stellt diese Unternehmen heute vor ein Dilemma: „das eben schnell mal eingeführte“ Tool wieder in den Griff zu bekommen, damit die Effizienz- und Produktivitätsvorteile der Teams Plattform nicht in einem digitalen Ablage- und Kommunikationschaos untergehen. Hierfür sind klare Richtlinien und Leitplanken notwendig. Wir stellen Ihnen vor, wie eine Microsoft Teams Governance gestaltet werden kann – um eine nachhaltige und produktive Nutzung von MS Teams sicherzustellen.

 

Was ist eine IT-Governance?

Governance bezeichnet im Unternehmenskontext allgemein ein Regelwerk zur Steuerung und Lenkung der Organisation nach internen Vorgaben und rechtlichen Regularien. Zur konkreten Ausgestaltung von Governance existieren jedoch unterschiedliche Philosophien. Daher ist es elementar, dass Sie sich im Vorfeld Klarheit verschaffen, welchen Ansatz Sie mit Ihrer Microsoft Teams Governance verfolgen möchten.

3 Governance-Philosophien auf dem Prüfstand

Auf der einen Seite gibt es die restriktiven Ansätze: Sie beschreiben in mehreren hundert Seiten umfassenden Regelwerken Vorgaben für jeden möglichen Anwendungsfall. Was gut gemeint ist, führt meist aber dazu, dass Anwender das Dokument nicht nutzen, weil die Lektüre ihnen zu aufwändig erscheint. Die Folge: Es breiten sich kreative Workflows aus, worunter die Effizienz der Zusammenarbeit und die IT-Sicherheit leiden – es tritt das Gegenteil von dem ein, was Governance erreichen will.

Auf der anderen Seite findet man die liberalen Ansätze, die wir auch als Microsoft-Weg bezeichnen: Im Standard werden Nutzer kaum in ihren Rechten eingeschränkt. Es existieren kaum Vorgaben, was zu kommunikativem Wildwuchs führt und eine übergeordnete Kontrolle praktisch unmöglich macht.

Wir plädieren daher dafür, einen Mittelweg einzuschlagen, wenn Sie eine MS Teams Governance formulieren. Im Fokus sollten Nutzer und Nutzen stehen. In vielen Unternehmen empfinden Mitarbeiter Governance-Regeln als Einschränkung. Im Optimalfall unterstützt Governance aber die Nutzer. Sie gibt Anleitungen und vereinfacht Entscheidungen. Deshalb sollten Sie zumindest die Key User auch in den Prozess der Governance-Formulierung einbeziehen. So stellen Sie sicher, dass die Richtlinien praxistauglich sind und tatsächlich umgesetzt statt kreativ umgangen werden.

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Warum überhaupt eine Governance für Microsoft Teams?

Es genügt nicht, eine allgemeine IT-Governance-Richtlinie und Datenschutzrichtlinien aufzusetzen. Je nach Funktionsumfang und Einsatzbereich sind für digitale Plattformen eigene Regelwerke zu erarbeiten. Diese sind einerseits notwendig für den rechtskonformen Einsatz, darüber hinaus aber auch im Interesse von Unternehmen und Anwendern.

Nutzen von Governance

#1_icons_025Gleichbleibende IT-Servicequalität

#1_icons_145Verwaltungseffizienz

#1_icons_165Übersicht über Nutzer und Berechtigungen

#1_icons_167Einhaltung der internen und externen Richtlinien und regulatorischen Anforderungen

#1_icons_166Balance zwischen Regelkonformität und kreativer (produktiver) Arbeitsgestaltung

Governance-Konzept: Den ganzen Lebenszyklus berücksichtigen

Wenn Sie Richtlinien für Microsoft Teams erarbeiten, berücksichtigen Sie die verschiedenen Use Cases im Lebenszyklus der Anwendung.

Provisioning
Definieren Sie, wie das Einrichten neuer Teams und Kanäle sowie das Hinzufügen eines neuen Teams-Mitglieds ablaufen soll: Wer muss bei wem den Zugriff beantragen? Welche Namenskonvention soll gelten? Wer soll als Genehmiger eingesetzt werden?

Operations
Legen Sie Prozesse und Regeln für typische Anwendungsfälle in Microsoft Teams fest: Wer darf Kanäle umbenennen? Wie werden Dokumente auf der Plattform gespeichert? Inwieweit dürfen externe Nutzer Zugriff auf Inhalte erhalten, sodass der Datenschutz gewahrt bleibt?

Information Lifecycle
Klären Sie, was mit nicht mehr aktiven Teams und nicht benötigten Daten passieren soll. Wo werden die Informationen archiviert? Sollen Dateien unwiederbringlich gelöscht werden? Welche Grace Periods gelten?

Klären Sie diese und andere für Ihre Teams wichtige Fragen im Vorfeld und dokumentieren Sie Ihren MS Teams Lifecycle. Wenn alle zukünftigen Nutzer ihre Fragen und Themen einbringen, stellen Sie sicher, dass wichtige Aspekte nicht vergessen werden. Nutzeranforderungen und Funktionen verändern sich im Laufe der Zeit, daher sollte auch Ihre Governance „leben“ und regelmäßig angepasst werden..


Vier Themenfelder, die jede Governance umfassen sollte

Jedes Governance-Konzept sollte technische und organisatorische Aspekte und sowohl die interne (Anwender-)Perspektive als auch äußere Anforderungen berücksichtigen. Bewährt hat sich daher eine Gliederung in vier Themenfelder. Diese sollten Sie für jeden Schritt im Lebenszyklus der Anwendung durchdenken.


icon_prisma-three_09_svg_ANWENDERRICHTLINIEN
Was müssen Anwender wissen, um Teams produktiv nutzen zu können (How-tos)?
 
icon_prisma-three_02_svg_TECHNISCHE RICHTLINIEN 
Wie wird die Bereitstellung und Archivierung technisch organisiert? Welche Plattformen und Tools kommen zum Einsatz?

icon_prisma-three_03_svg_ORGANISATORISCHE RICHTLINIEN
Welche Regelungen sollen für eine effiziente Projektzusammenarbeit eingehalten werden? Welche IT-Sicherheitsrichtlinien für die Plattform gelten?
 
icon_prisma-three_04_svg_ÄUSSERE EINFLÜSSE
Wie stellen Administratoren und Anwender sicher, dass rechtliche Vorgaben (z. B. DSGVO) eingehalten werden?
 
 

Unterschätzter Erfolgsfaktor: Anwenderrichtlinien

Der technischen Einrichtung und rechtskonformen Umsetzung von MS Teams wird in den meisten Organisationen viel Aufmerksamkeit geschenkt. Deutlich seltener kümmern sich Unternehmen um Anwenderrichtlinien. Dabei sind diese genauso wichtig, wenn die Plattform für Arbeitserleichterung statt Missverständnisse, Stress und Mehrarbeit sorgen soll. 
 
Ein typischer Aufhänger für Missverständnisse ist zum Beispiel der Like-Button: Gilt er als positive Bewertung des Geschriebenen? Vielleicht sogar als Freigabe? Oder soll er eine reine Kenntnisnahme ausdrücken? Einigen Sie sich auf eine einheitliche Verwendung und definieren Sie diese in einer Anwenderrichtlinie. 
 
Auch über eine klare Regelung der Teams-Kanäle sollten Sie nachdenken. Denn zu viele Kanäle können für den Anwender schnell unübersichtlich werden und in einem Kommunikationschaos enden. Legen Sie daher einheitlich fest, wann ein neuer Kanal eröffnet werden darf, unsere Empfehlung: Nur, wenn unbedingt notwendig. 
 
Seien Sie sich dessen bewusst, dass ein Chat Tool im Businesskontext ein relativ junges Medium ist und die Erwartungshaltungen bezüglich Antworten und Kommunikation sehr unterschiedlich sein können. Stellen Sie sich vor, Sie sind in einem Video-Call und können nicht sofort auf eine Nachricht eines Kollegen antworten. Es kann passieren, dass Ihr Kollege fünf Minuten später zum Telefon greift oder in Ihrem Büro steht. Wollen Sie Fokuszeiten ermöglichen, definieren Sie, welche Kommunikationskanäle für welche Anlässe genutzt werden und Reaktionszeiten eingehalten werden sollten. 
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Fazit: Governance ist die Grundlage für mehr Produktivität in MS Teams

Es ist wesentlich einfacher, die Verwaltung von MS Teams von Beginn an strukturiert aufzusetzen als später mühsam Korrekturen durchzusetzen. Vielen Unternehmen ist die Bedeutung von Governance durchaus bewusst, sie setzen in der Praxis jedoch ungünstige Schwerpunkte.

70 Prozent des Erfolges liegen unserer Projekterfahrung nach in der Kommunikation und Konzeption – die Technik entscheidet nur zu 30 Prozent über die Effektivität. Die technische Administration ist ein Aspekt, der im Regelwerk bedacht werden muss, für die Einhaltung der Richtlinien muss jedoch vor allem die Anwenderperspektive mitgedacht werden. Dazu gehört auch Anwender in die Konzeption der Governance für MS Teams einzubeziehen – nehmen Sie Ihre Benutzer mit auf die Reise der Transformation und kommunizieren Sie das „Big Picture“, denn Governance ist ein kontinuierlicher Prozess. Die Transparenz bei Ihren Anwendern wird zu einer wirkungsvollen Governance führen, die nicht blockiert, sondern die Anwender unterstützt und dabei hilft Fehler zu vermeiden. Dadurch wird es Ihnen gelingen, eine Governance zu schaffen die für mehr Produktivität und für eine nachhaltige Nutzung von Microsoft Teams sorgt.

Und noch eine klare Empfehlung an die IT: Unterschätzen Sie nicht die Kreativität der Anwender! Der beste Governance Prozess kann noch so gut definiert und durchstrukturiert sein, Nutzer finden für ihren individuellen Anwendungsfall immer eine Lösung, die sie von konzeptioneller Seite zu keinem Zeitpunkt komplett abdecken können. An dieser Stelle ist es wichtig, diese Kreativität zu nutzen, um neue Wege innerhalb des Governance Prozesses zu definieren und diese in die tägliche Arbeit überführen zu können.

Suchen Sie Unterstützung bei der Umsetzung Ihres Modern Workplace und oder konkret bei der Konzeption Ihrer MS Teams Governance? Egal, ob Sie die Plattform bereits in Ihren digitalem Workspace verwenden oder eine Einführung planen – Wir unterstützen Sie Schritt für Schritt bei der Entwicklung und Implementierung Ihrer individuellen MS-Teams-Richtlinien. Schreiben Sie uns gerne eine Nachricht und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch.


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