IT-Compliance: Warum eine ganzheitliche Strategie ein Muss ist

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IT-Compliance: Warum eine ganzheitliche Strategie ein Muss ist

28.01.2021 10:36 AM

Egal, in welcher Branche Sie aktiv sind, ganz gleich, ob Sie ein mittelständisches Unternehmen oder ein Großkonzern sind – um ein Thema kommen Sie nicht herum: IT-Compliance. Das sollten Sie auch nicht. Denn IT-Compliance bietet Ihrem Unternehmen viele Vorteile.

IT-Compliance bedeutet übersetzt in etwa „digitale Regeltreue“. Ist es damit ein Thema, das nur Technologie-Unternehmen betrifft? Ganz und gar nicht. Wenn Sie IT-Infrastruktur in Ihrem Unternehmen nutzen und darüber Daten und Informationen verwalten, dann ist IT-Compliance wichtig, um sowohl diese Daten als auch Ihr Unternehmen zu schützen.

Mehr als nur ein Regelwerk

Genau wie beim traditionellen Compliance-Management geht es auch bei IT-Compliance darum, dass ein Unternehmen sich selbst dazu verpflichtet, sich regelkonform zu verhalten. Der Begriff „Compliance“ kommt von dem englischen Ausdruck „to comply with“ und bedeutet so viel wie „Regeln einhalten“. In Deutschland definieren viele Unternehmen einen eigenen sogenannten „Code of Conduct“.

IT-Compliance überträgt diese Idee eines Verhaltenskodex auf die Regulierungen rund um alle IT-Systeme in Unternehmen – vom firmeninternen Server bis hin zur Cloud. Damit wollen Unternehmen dafür sorgen, dass Daten und Informationen gut geschützt und sicher archiviert sind, digitale Anwendungen stets abgesichert sind und der Zugang der Benutzer zu diesen Daten und Anwendungen höchsten Sicherheitsstandards entspricht. Das klingt gut, doch was bedeutet das konkret?

IT-Compliance sorgt für klare Verhältnisse

In erster Linie sorgt IT-Compliance in Unternehmen für klare Verhältnisse. Welche Vorschriften gelten für das Speichern von Kundendaten? Wie können empfindliche Daten geschützt werden? Wie sollten Mitarbeiter mit Firmen-Passwörtern umgehen? Wer hat Zugang auf welche Informationen? All das sind typische Fragen im Unternehmensalltag.

Wenn sich ein ganzes Team bereits im Vorfeld darum kümmert, dass Regelungen, Verordnungen und die Anforderungen des Datenschutzes und der IT-Prozesse ganzheitlich eingehalten werden, schafft das Transparenz für alle Beteiligten und bewahrt vor Reputationsverlust. Wenn das alles jedoch nicht im Vorfeld geklärt ist und Prozesse für Mitarbeiter nicht klar definiert sind, herrscht vor allem eins: Unsicherheit. Das ist nicht nur verwirrend für Ihr Team, das kann auch rechtliche Konsequenzen haben.

Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter aus Unwissen heraus empfindliche Kundendaten falsch abspeichert, kann das unter Umständen rechtliche Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben – wenn Sie hier nicht entsprechend vorsorgen. Wie genau Sie vorsorgen und die Grundprinzipien zum Datenschutz einhalten können, erfahren Sie in unseren DSGVO-RatgeberDoch auch ein Verstoß gegen die Lizenz-Compliance – wenn eine Software nach Ablauf der Lizenz genutzt wird oder Ihr Unternehmen beispielsweise weniger Berechtigungen hat, als es verwendet – kann ebenfalls rechtliche Konsequenzen haben, wenn Sie hier nicht alle Vorgaben einhalten.

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Ein ganzheitliches IT-Compliance-System sorgt also ganz praktisch dafür, dass digitale Prozesse regelkonform ablaufen, und zwar im ganzen Unternehmen, in jeder Abteilung und über alle IT-Systeme hinweg.

Das spart langfristig Kosten und schafft Rechtssicherheit und Transparenz im Unternehmen sowie Handlungssicherheit im Team und Vertrauen bei Ihren Kunden. Bei einem ganzheitlichen IT-Compliance-Management geht es also um wesentlich mehr als um eine rechtliche Absicherung. Unternehmen etablieren mit klaren Guidelines ebenfalls ein Wertesystem für das Unternehmen und die Beteiligten.

Setzen Sie auf Expertenwissen

Zugegeben, ganzheitliches IT-Compliance-Management entsteht nicht über Nacht. Unternehmen müssen sich gründlich mit dem Thema auseinandersetzen und gemeinsam mit den Mitarbeitern die wichtigsten Grundlagen erarbeiten. Große Konzerne haben oftmals eine gesamte IT-Compliance-Abteilung, die sich mit dem Thema beschäftigt. Das erfordert natürlich die entsprechenden Fachleute im Unternehmen.

Insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlt dazu das Budget oder schlicht das Personal. Eine andere Option ist es daher, sich einen IT-Compliance-Experten zur Seite zu holen. Dieser weiß ganz genau, welche Sicherheitslücken geschlossen werden müssen und wie Sie Ihre Daten und Informationen schützen und Nutzerzugänge regelkonform managen können. Darüber hinaus kann er Ihnen bei der technischen Umsetzung helfen.

Ein weiterer großer Pluspunkt: IT-Compliance-Experten können Ihre Systeme laufend überwachen und so beispielsweise frühzeitig ablaufende Lizenzen oder Schwachstellen in Systemen erkennen. Dadurch haben Sie außerdem einen Rundum-Service aus einer Hand und müssen nicht für jedes System einen anderen Experten beauftragen.

Es lohnt sich!

Doch egal, ob Sie sich letztlich für eine eigene IT-Compliance-Abteilung entscheiden oder auf externe Fachleute setzen: IT-Compliance lohnt sich in jedem Fall.

Zusammengenommen kann ein ganzheitliches IT-Compliance-Management also für mehr Rechtssicherheit sorgen, das Risiko von Gesetzesverstößen minimieren, die Unternehmenskultur verbessern und dazu beitragen, das eigene Image glaubwürdig zu stärken.

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