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Employee Experience mit Microsoft VIVA - Hype oder Zukunft?

21.06.2021 12:00 PM

Ein Thema, das im New Work Kontext immer häufiger auftaucht, ist die Employee Experience. Wie kann es Unternehmen gelingen, mit Hilfe des Modern Workplace, gute Mitarbeiterlebnisse zu schaffen, das Mitarbeiter effizient, produktiv und mit Spaß ihre Aufgaben bewältigen. Microsoft hat sich diesen Fragen gestellt und versucht mit der Einführung von Microsoft VIVA auf diese Fragen, tool-seitig, zu antworten. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, was die Vorteile der Plattform sind und klären die Frage, ob sich die Einführung lohnt.

Was versteht man unter Employee Experience?

Der Begriff Employee Experience bedeutet übersetzt “Mitarbeitererlebnis” und ist in Anlehnung an das Customer Experience Management entstanden. Beide haben sich zum Ziel gesetzt, positive Erfahrungen und eine emotionale Bindung zum Unternehmen zu fördern. So wird bei diesem Human-Resources-Ansatz auch der Mitarbeiter wie ein Kunde angesehen und berücksichtigt dabei alle Stadien der Beschäftigung bei seinem Arbeitgeber – vom Bewerbungsprozess über die Einarbeitung bis hin zum Ausscheiden aus der Organisation. Dabei ist es wichtig, dass die Personalmanager die Arbeitswelt und die Unternehmenskultur aus der Sicht des Mitarbeiters wahrnehmen und alle Berührungspunkte dementsprechend gestalten.

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Websession-Reihe Microsoft VIVA

Microsoft VIVA ist in aller Munde. Aber was steckt konkret hinter Microsoft VIVA, ist es nur ein Hype oder die Zukunft des Modern Workplace? Was bedeutet eigentlich Employee Experience und was bedeutet dies faktisch für Ihr Unternehmen? Diesen Fragen sind wir in unserer Websession-Reihe auf den Grund gegangen.

Websession Replay ansehen

Warum gewinnt Employee Experience an Bedeutung?

Seit Beginn der Corona-Pandemie befinden wir uns alle in einer neuen Situation. Aufgrund der daraus resultierenden veränderten Bedingungen ist es für viele Mitarbeiter von Unternehmen schwierig geworden, ihrer Arbeit so nachzugehen, wie es in der Vergangenheit möglich war.

Wandel hin zu New Work

So sind zum Beispiel die Kommunikationswege umfangreicher geworden und zudem hat sich die Work-Life-Balance massiv verändert: Privat- und Familienleben sowie die Freizeitgestaltung müssen sowohl mit Kunden als auch mit Lieferanten und dem Unternehmen selbst in Einklang gebracht werden. Früher wurden Interpretationen von End2End-Prozessen nur auf den Business-Kontext bezogen. Heutzutage müssen diese aus Sicht des Mitarbeiters weitergedacht und neu gestaltet werden. Denn dessen Tag teilt sich individuell in Zeitscheiben auf und das über unterschiedliche Ergebnisbereiche hinweg.

Eckpfeiler der New Work Transformation

New Work ist nicht nur ein reines Technologieprojekt, sondern ein Zusammenschluss aus unterschiedlichen Bereichen. Die Eckpfeiler der New Work Transformation, die sich zu 70 Prozent auf den Menschen und zu 30 Prozent auf die Technik beziehen, sind:

- Mensch und Umwelt
- Organisation, Daten und Prozesse
- Technologe, Sicherheit und Flexibilität


Diese müssen vereint werden, wobei es essenziell ist, den Mitarbeiter dabei einzubinden. Fakt ist, dass der Druck auf Unternehmen, sich an den Wandel anzupassen, exponentiell steigt. In der Folge geht die sogenannte VUCA-Welt – die Schere zwischen Anpassungsfähigkeit und Wandel – immer weiter auseinander.

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Das Transformation Model Canvas

Mithilfe des Transformation Model Canvas wird die Technologie, die Daten, die Analyse, die Prozesse, die Unternehmenskultur, die Mitarbeiter, aber auch der gesamte Themenbereich rund um die Kommunikation und die Kollaboration sinnvoll miteinander verzahnt, um das Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen. Die Devise lautet hier: Alles als ein Ganzes zu betrachten und keine Komponente zu vergessen.

 

New Work Kultur mit der Microsoft VIVA Plattform

Genau hier setzt Microsoft mit seiner neu entwickelten Employee Experience Plattform VIVA an, die als Ergänzung zu bestehenden Kommunikations- und Kollaborationswerkzeugen wie zum Beispiel Microsoft 365 oder Teams konzipiert wurde.


Was sind die Vorteile von Microsoft VIVA?

Die Mitarbeiter werden im Bereich der Skills, des Wachstums und der Weiterbildung trainiert. Darüber hinaus wird das gesammelte Wissen des Unternehmens an einem zentralen Ort zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise profitieren alle Beteiligten gemeinsam von einem durchgängigen End2End-Prozess, der durch den Transformation Model Canvas gewährleistet wird.

 

Die 4 Module von Microsoft VIVA

Die Microsoft VIVA Plattform besteht aus vier Modulen, die jeweils einen anderen Themenbereich abdecken und auch direkt in Microsoft Teams abrufbar sein werden. Folglich bleibt diese Lösung, die viele Unternehmen bereits nutzen, weiterhin der zentrale Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit.


ConnectionsConnections: Kultur und Kommunikation

a. kreiert eine personalisierte Erfahrung für den Mitarbeiter
b. ermöglicht einen schnellen Zugriff auf relevante Inhalte und Informationen wie zum Beispiel im Rahmen eines Onboarding-Prozesses
c. schafft ein Gefühl der Verbundenheit zwischen Kollegen, die an anderen Standorten sitzen


InsightsInsights: Produktivität und Wohlbefinden

a. bezieht sich auf den individuellen Mitarbeiter
b. hilft dabei auch in einem mit Meetings vollgepackten Tag, Zeit für Konzentrationsphasen zu finden
c. zeigt Arbeitsmuster auf und wertet diese aus, um die Produktivität zu fördern
d. erhöht auf diese Weise die Resilienz

TopicsTopics: Wissen und Expertise

a. Mitarbeiter können durch effizientes Wissensmanagement ihre eigene Expertise steigern
b. mithilfe von KI wird das vorhandene Wissen analysiert und organisiert
c. Wissensmanager verfeinern und bereiten die Inhalte in Themenseiten auf
d. Mitarbeiter finden das benötigte kontextbasiert Wissen schnell und einfach, ohne danach suchen zu müssen


LearningLearning: Weiterbildung und Wachstum

a. eine zentrale Oberfläche, in dem unterschiedliche Lerninhalte zur Verfügung gestellt werden
b. fördert eine Kultur des Lernens, sodass die Weiterbildung ein natürlicher Teil des Arbeitstages wird
c. Möglichkeit, verschiedene Anbieter zu integrieren

Employee Adoption – der Schlüssel zum Erfolg

Microsoft hat den Begriff User Adoption stark geprägt, allerdings ist der “User” nur der Benutzer eines Produkts. Deshalb trifft in diesem Fall der Begriff Employee Adoption besser, weil der Mensch, sein Arbeitskontext und seine Work-Life-Balance in den Mittelpunkt gerückt wird. Feststeht, dass sich die Bedingungen im Vergleich zu früher gewandelt haben und es daher empfehlenswert ist, neue Fokusbereiche zu betrachten. Dabei sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass die Mitarbeitererfahrung kein Teilprojekt ist, sondern ein stetiger Lernzyklus.


Implementierung der Employee Experience

Die Einführung der Employee Experience soll eine spürbare und nachhaltige Veränderung bringen, wobei die Unternehmenskultur unbedingt berücksichtigt werden muss. Damit Sie den unterschiedlichen Bedürfnissen verschiedener Mitarbeiter gerecht werden können, ist zudem die Definition von Personas sinnvoll. Weiterhin gilt es, Ziele und Handlungsfelder in Einklang zu bringen und vor allem greifbare Mehrwerte zu schaffen. Dadurch können Sie Ihre Mitarbeiter am besten vom Nutzen der neuen Plattform überzeugen und ihnen verdeutlichen, wie die einzelnen Module sie in den jeweiligen Arbeitskontexten unterstützen.
Change Management begleitet diesen Prozess unter Berücksichtigung aller relevanten Einflussfaktoren. Da New Work hochgradig individuell ist, können Sie nicht nach einem Standard-Schema vorgehen, denn die Mitarbeitererfahrung ist die iterative Entwicklung jedes Einzelnen. Dieser Erkenntnis wird im Rahmen eines New Work Projekts durch die Entwicklung und Priorisierung von passenden Anwendungsfällen Rechnung getragen.


Warum ist es wichtig, die Mitarbeitererfahrung zu überdenken?

Schon jetzt hat sich ein völlig neues Muster herauskristallisiert: Arbeit ist nicht mehr nur ein Ort, sondern das, was Menschen tun – egal wo sie sind und wie sie zusammenkommen, um die Arbeit zu erledigen. Das richtige Zusammenspiel von Informationen und Beziehungen untereinander ist ein wesentlicher Bestandteil der Employee Experience. Im Mittelpunkt dieser Erfahrung steht der Mitarbeiter und nicht die Technologie, was durch den Einsatz von Microsoft VIVA Modulen forciert wird.

Zusammenfassung – New Work Digitalisierung mit Microsoft VIVA

- Der Mensch: Er und seine Erfahrungen im Arbeitskontext stehen im Mittelpunkt. Dieser Arbeitskontext unterscheidet sich und ist unter anderem abhängig von der Position oder dem Tätigkeitsfeld. Dabei ist auch die Work-Life-Balance wichtig und wie die Mitarbeiter die privaten Themen mit der Arbeit verbinden können.

- Die Mitarbeitererfahrung: Sie ist individuell und unterscheidet sich in einer Vielzahl von Punkten. Das zeigt sich zum Beispiel sowohl in der Art und Weise wie Mitarbeiter mit Kommunikation umgehen als auch, wie sie sich Wissen aneignen.

- Anfänglicher Erfolg: Dieser ist nicht gleichbedeutend mit Nachhaltigkeit. Da ständig neue Mitarbeiter, Lösungen, Funktionen und Ideen hinzukommen, ist es ein kontinuierlicher Prozess. Deswegen ist es sehr hilfreich, kontinuierlich Feedback einzuholen.

- Employee Experience: Weil sie auf organisatorischer und nicht auf Lösungsebene stattfindet, bilden die VIVA Module mögliche Eckpfeiler.

FAZIT - Employee Experience mit Microsoft VIVA – Hype oder Zukunft?

Abschließend können wir die Frage nicht sicher beantworten. Microsoft bringt mit Microsoft VIVA eine vielversprechende Plattform auf den Markt, die sicher einen guten Beitrag für eine gelungene Employee Experience sein kann. Letzten Endes wird es von der Umsetzung der Plattform abhängig sein. Wenn es Microsoft gelingt, die versprochenen Features der 4 Module: Connections, Insights, Topics und Learning gut umzusetzen und zu integrieren, ist VIVA sicherlich eine gute Basis, um den Modern Workplace der Zukunft erfolgreich umzusetzen.


Beratung und Umsetzung Modern Workplace

Haben Sie Bedarf bei der Umsetzung Ihres Modern Workplace? Die All for One Group kann mit Ihnen gemeinsam einen Modern Workplace schaffen, der die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters unterstützt sowie die Kommunikation und die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen fördert. Von der Strategie über die Beratung bis zur technologischen Umsetzung und den Support. Nehmen Sie gerne Kontakt auf.


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FAQs zu Microsoft VIVA


Wie stellt sich VIVA neben bestehenden Microsoft-Tools wie Sharepoint und Teams dar?
Die VIVA Module sollen keine bestehenden Produkte ersetzen, sondern die Lösungen ergänzen. In der zentralen Oberfläche von Microsoft Teams werden sie zusammengestellt. Ein gutes Beispiel ist das VIVA Modul Connections, das im Gegensatz zu dem nicht personalisierten Sharepoint ein Employee Experience Intranet ist.


Inwieweit grenzt sich VIVA von Yammer ab?
Yammer ist ein Enterprise Social Network, welches Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, auf einfache Art zu kommunizieren, Wissen auszutauschen und Erfolgsgeschichten zu teilen – von der unilateralen Kommunikation in Newslettern hin zur bilateralen Kommunikation. Yammer ist bereits in dem VIVA Modul Connections mit integriert.


Sind die Module alle als Apps in Microsoft Teams integriert?
Ja, es werden Apps sein, die über den linken Bereich geöffnet werden können, daher kann der Mitarbeiter diese auch anpinnen und in seine gewünschte Reihenfolge bringen.

 

 

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