Einführung Microsoft 365

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Einführung von Microsoft 365 – Erfahrungen eines IT-Leiters

19.03.2021 9:22 AM

Auch heute ist in vielen Unternehmen eine heterogene IT-Landschaft keine Seltenheit. Bestehende etablierte Prozesse werden nicht selten mit neuen Tools ergänzt. Diese Insellösungen können die Produktivität mindern und die Effizienz bei der täglichen Arbeit einschränken. Microsoft 365 (ehemals Office 365) kann Ihnen viele Vorteile bei der Vereinfachung dieser Vielzahl an Systemen bieten, die Projektarbeit vereinfachen und die Zusammenarbeit verbessern. Doch neben den Vorteilen gibt es auch einige Herausforderungen, die eine Einführung von M365 mit sich bringt.

Erfahren Sie aus erster Hand eines IT-Leiters, worauf Sie achten sollten, wenn Sie Microsoft 365 einführen und welche Vorzüge Ihnen das System bietet.

Diese Herausforderungen warten auf Sie bei der Einführung von Microsoft 365

Damit die Einführung von Microsoft 365 problemlos ablaufen kann, ist die umfassende Planung das A und O. In diesem Zusammenhang gibt es einige Faktoren, die Sie berücksichtigen müssen:

  • saubere Projektinitialisierung
  • nutzen von vorhandenem Wissen und Erfahrungen
  • Lizenzen und Kosten
  • Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter

Die Projektinitialisierung sollten Sie in keinem Falle übereilt vornehmen und das Projektteam gezielt und diversifiziert aufstellen. Neben der Zusammenstellung der Projektmitglieder spielt auch das Timing eine wichtige Rolle. Ein zu hoher Zeitdruck bei der Microsoft 365 Einführung kann zu Problemen bei den Anwendern und so zu folgenschweren Verzögerungen bei der täglichen Arbeit führen. Auch wenn Ihre IT-Mitarbeiter schon etliche Erfahrungen im Bereich der Systemeinführung gewinnen konnten, warten mit jedem neuen System neue Herausforderungen auf sie. Gerade bei der Einführung von Microsoft Teams ist es wichtig, dass es sich nicht um ein reines IT-Projekt handelt, sondern Einfluss auf die gesamte Arbeitswelt der Mitarbeiter hat und deren Arbeitsweise nachhaltig verändert werden kann. Daher müssen die eigenen Mitarbeiter möglichst früh in den Prozess eingebunden werden.

Die benötigten Lizenzen von Microsoft 365 können schnell ein hohes Budget notwendig machen. Eine detaillierte Planung des Umfangs ist daher essenziell, um eine fachgerechte Budgetierung vorzunehmen. Zu guter Letzt ist eine erfolgreiche Einführung immer mit einer notwendigen Veränderungsbereitschaft bei den Angestellten verbunden. Frühzeitige Schulungen und die Einbindung in das Projekt können diese Bereitschaft positiv beeinflussen.

 

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Der Projektplan –
in einzelnen Stufen zum erfolgreichen Einstieg in Microsoft365

Damit Sie das Risiko bei der Einführung von Microsoft 365 reduzieren können und die Komplexität verringern, empfiehlt es sich, die einzelnen Module des Systems stufenweise und nicht in einem Schritt einzuführen. So lassen sich Fehler und Probleme nach und nach beheben und der Betrieb im Unternehmen bleibt beinahe uneingeschränkt erhalten. Wichtig ist, dass Sie neben der Einführung der neuen Systeme nicht die Ablösung und Abschaltung der Bestandssysteme vergessen. Dies sollten Sie am besten schon von Beginn an als feste Meilensteine in Ihrem Projektplan verankern. Es kann sich dennoch lohnen, eine Zeit lang einen parallelen Betrieb zu ermöglichen.

Die Sicherheit Ihrer IT-Landschaft und die Veränderungsbereitschaft bei der Belegschaft sind wichtige Faktoren Ihres Projekts, die Sie die gesamte Laufzeit begleiten wird. Planen Sie diese daher während der Laufzeit als parallele Arbeitspakete mit ein. Wenn Sie das Gesamtprojekt der Einführung von Microsoft 365 betrachten, lässt sich dieses im zeitlichen Verlauf vorwiegend in eine technische und eine organisatorische Phase untergliedern. Während zu Beginn vor allem die technischen Aspekte im Vordergrund stehen, rücken nach und nach auch die organisatorischen Themen in den Fokus.

was sie bei der Einführung von Microsoft 365 beachten sollten

Ein gängiges Problem beim Übergang in die Cloud sind schlecht gepflegte Stammdaten der Mitarbeiter und eine unvollständige Betrachtung der einzelnen IT-Prozesse im Unternehmen. Denn nicht selten führt der Austritt eines Mitarbeiters, der als Team-Owner in Microsoft Teams agiert hat, zu gravierenden Problemen. Betrachten Sie daher von vorneherein nicht nur den Eintritt und die Zuweisung von Berechtigungen, sondern im gleichem Zuge auch den gesamten Austrittsprozess.

Microsoft Teams öffnet den Mitarbeitern einen Zugang zu einer riesigen Auswahl an verschiedenen Apps. Doch diese Auswahl und die damit verbundenen Kosten können schnell zu einem Problem führen. Schränken Sie daher zu Beginn am besten diese Auswahl ein oder unterbinden Sie den Zugang zu den Applikationen komplett. Erst nachdem die Einführung von Microsoft 365 erfolgreich abgeschlossen ist, sollten Sie sich langsam diesen Erweiterungsprogrammen widmen und den Zugriff ermöglichen.

Nicht nur für die Angestellten, sondern auch für die IT-Mitarbeiter ist die Einführung von Microsoft 365 mit enormen Veränderungen verbunden. Denn einige Aufgaben entfallen, wie beispielsweise die Server-Verwaltung, und die Verantwortung geht an die einzelnen Angestellten über. Alle IT-Angestellten müssen daher schon früh die Cloud verstehen und sich mit deren Funktionen auseinandersetzen. Gleichzeitig hat die IT-Abteilung die Möglichkeit, sich mehr mit zukunftsweisenden Themen und Weiterentwicklungen zu beschäftigen und den reinen Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

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Die vier organisatorischen Schlüssel zum Erfolg

Nutzen Sie die vier organisatorischen Schlüssel zum Erfolg:

  1. NUTZEN SIE EINEN CLAIM 
    Dieser hilft eine höhere Akzeptanz zu erzielen und vereinfacht die Kommunikation
  2. STELLEN SIE EIN DIVERSIFIZIERTES TEAM AUF
    Das sich aus unterschiedlichen Bereichen der gesamten Organisation zusammensetzt (es ist vielmehr ein Unternehmensprojekt, kein reines IT-Projekt)
  3. SCHULEN SIE IHRE MITARBEITER
    Für ein erfolgreiches Kick-Off (Kollegen/innen schulen Kollegen/innen funktioniert auch sehr gut, es muss nicht immer der IT-Mitarbeiter sein!)
  4. SETZEN SIE IHREN MITARBEITERN DIE KRONE AUF
    Heißt: Übertragen Sie die Verantwortung an jede/n einzelne/n Mitarbeiter/in, setzen Sie Leitplanken (Governance) und schaffen Sie Begeisterung!

Ein breit gefächertes Team, dass Angestellte aus allen Fachbereichen enthalten sollte, ist ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg. Denn nur so können die Anforderungen an die Arbeit mit Microsoft 365 erfasst werden und eventuelle Probleme frühzeitig behoben werden. Beim Übergang zum Kick-Oft spielt auch ein umfangreiches Schulen eine entscheidende Rolle, um Hemmungen im Umgang mit dem neuen System abzubauen.

Schulen, schulen, schulen – schaffen Sie Know-How bei den Angestellten

Das wichtigste Ziel sollte sein, die Begeisterung bei den Mitarbeitern zu wecken. Denn nur dann wird Microsoft 365 auch mit Erfolg von jedem einzelnen Mitarbeiter genutzt werden. Schulen Sie daher umfangreich die Angestellten und nehmen Sie die Angst vor der Nutzung dieses neuen Systems. Ein wochenlanges Schulungsprogramm kann in diesem Zusammenhang zunächst übertrieben wirken, aber am Ende der Grundstein für ein erfolgreiches Kick-Off sein. Idealerweise übernehmen die Einweisung sogar die eigenen Kollegen, die Teil des Projektteams sind und nicht wie sonst üblich nur die IT-Mitarbeiter. Da den Mitarbeitern ein ganzer Baukasten an neuen Tools zur Verfügung steht, empfiehlt es sich Richtlinien oder zumindest Empfehlungen zu geben, welches Tool wann zum Einsatz kommt und für welchen Zweck dieses geeignet ist.

Kleiner Tipp: Für die Planung zukünftiger Schulungsmaßnahmen ist der Microsoft Productivity Score ein sinnvolles Tool, der die Nutzung der Systeme analysiert.

Fazit: So gelingt die Einführung von Microsoft 365 ohne Probleme

Erkennen Sie, dass die Einführung von Microsoft 365 kein reines IT-Projekt ist! Binden Sie schon früh Ihre Mitarbeiter ein und fördern Sie die Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter in der IT und außerhalb der IT. Dann besteht die Möglichkeit, die Arbeitswelt nachhaltig zu verändern und für alle Mitarbeiter ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen, welches die Zusammenarbeit unterstützt, die Kommunikation fördert und die Begeisterung jedes einzelnen Mitarbeiters weckt. Wenn Sie diese Punkte beachten, werden Sie mit Erfolg in die Zukunft mit Microsoft 365 starten. 

Zum weiterlesen: Mit Microsoft 365 erfolgreich den digitalen Arbeitsplatz gestalten

Hinweis: Microsoft hat am 21. April 2020 die Umbenennung von Office 365 zu Microsoft 365 offiziell bekanntgegeben. Weitere Information bekommen Sie bei Microsoft: Office 365 ist jetzt Microsoft 365 | Was bedeutet die Änderung?

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