Produktivität neu entdeckt: Diese O365-Tools sollten Sie kennen

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Produktivität neu entdeckt: Diese M365-Tools sollten Sie kennen

06.11.2020 11:05 AM

Die Datenflut steigt – weltweit. Das spürt man auch am eigenen Arbeitsplatz. To-dos organisieren, relevante Informationen sichten und wichtige Daten an die Kollegen weitergeben: Werden diese Aufgaben für Sie auch zunehmend zur Herausforderung?

Verlieren Sie dadurch wertvolle Zeit, die Ihnen für Ihre wertschöpfenden Tätigkeiten fehlt? Der Wandel hin zum Digital Workplace soll helfen, effizienter zu agieren. Das fängt bereits bei der Selbstorganisation an. Microsoft 365 hat daher speziell für die vielen kleinen Aufgabenfelder, die das berufliche Handeln flankieren, produktive Tools entwickelt. Sie kommen oft unscheinbar daher, entfalten ihre Mehrwerte aber im Handumdrehen.

Mit ToDo haben Sie alle Aufgaben im Griff

Welche Aufgaben stehen heute an? Was muss ich als Erstes erledigen? Welcher Punkt auf meiner Liste kann warten – oder ist sogar delegierbar? Mit ToDo haben Sie alle Aufgaben im Griff. Sie können Ihren Tag, Ihre Woche oder Ihr ganzes Tätigkeitsfeld strukturieren, die einzelnen Punkte gewichten, mit Fristen versehen und sich an bevorstehende Fälligkeiten erinnern lassen. So gerät im hektischen Tagesgeschäft kein wichtiges To-do mehr in Vergessenheit. Sie liefern pünktlich – und haben auch alle anderen Abgabetermine stets im Blick. Einträge in ToDo lassen sich zudem mit Notizen versehen. Solche Randbemerkungen eignen sich als eigene Gedankenstütze, sind aber auch besonders wertvoll, wenn eine Aufgabe geteilt oder delegiert werden soll.

Planner - die rechte Hand von Projektmanagern

Arbeiten Sie in Projektteams zusammen, hilft Ihnen Planner, den Überblick zu behalten. Quasi als großer Bruder von ToDo strukturiert das Tool die Projektarbeit. Sie können Aufgaben anlegen, terminieren, den Umsetzungsgrad nachverfolgen und Fortschritte visualisieren. Auch Checklisten lassen sich damit im Handumdrehen anlegen. In der Praxis erweist sich der Aufgabenkalender als besonders praktisch: Per Mausklick können Sie ihn in Outlook hinzufügen und so mit Ihren sonstigen Terminen und To-dos abstimmen.

Projektarbeit mit MS Teams

WORKSHOP I PROJEKTARBEIT MIT MICROSOFT TEAMS

In vielen Unternehmen ist es Alltag: Mitarbeiter arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig, in wechselnden Zusammenstellungen. Microsoft Teams unterstützt dabei.
 

Visualisiertes Wissen per Stream

Bewegtbilder gewinnen weltweit an Bedeutung – sowohl für Werbung und Branding als auch für die interne Kommunikation. 81 Prozent der Beschäftigten bevorzugen für Unternehmensinformationen explizit Videoformate.[1] Doch YouTube kommt für die meisten Unternehmen aufgrund von Compliance-Vorschriften nicht infrage. Mit Stream bietet Microsoft 365 eine adäquate Alternative, die Microsoft speziell für den Business-Kontext entwickelt hat. Über die Plattform lassen sich kurze Botschaften, zum Beispiel aufgenommen per Handy, an die Mitarbeiter verteilen. Zudem eignen sich Videos hervorragend für kurze Schulungen. Das Besondere daran: Stream kann die einzelnen Clips auch auf Sprache hin durchsuchen – und ermittelt auf diese Weise relevante Inhalte anhand von Schlagworten auf die Sekunde genau.

Gesprochenes verschriftlichen und übersetzen 

Apropos Sprache: Kommunizieren Sie in Ihrem Unternehmen überwiegend in Deutsch? Oder häufig auch in Englisch? Dann ist die Verständigung bei Ihnen vergleichsweise leicht. Aber was passiert, wenn Sie eine Niederlassung in Taiwan eröffnen? Oder einen wichtigen Kunden in Korea gewinnen? In Microsoft Teams lässt sich künftig während eines VoIP-Telefonats oder eines Video-Calls Sprache einblenden und automatisch übersetzen.

Effizienter Arbeiten mit Flow, Forms und Schichten

Je nach Aufgabengebiet und Tätigkeitsfeld bietet Microsoft 365 genau die Tools, die Sie gerade benötigen:

  • Mit Flow definieren Sie Workflows.
  • In Forms erstellen Sie Umfragen oder Messeformulare – und generieren aus den Ergebnissen automatisch eine Excel-Datei.
  • Und mit Schichten erledigen Sie die Dienstplanerstellung digital und vollautomatisch.

Welches Tool bringt Ihnen die meisten Mehrwerte? Wie werden Sie effizienter? Und womit erhöhen Sie Ihre Produktivität? Auch für Sie hat Microsoft 365 die passenden Anwendungen parat. Professionelle Dienstleister, wie die All for One Group, stehen Ihnen mit ihrer jahrelangen Praxiserfahrung bei der Auswahl mit Rat und Tat zur Seite.

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